نظرة عامة
قد يظل الاعتماد المستندي مفتوحاً أشهراً وتصل بضاعته على عدة شحنات، لكن المنشأة لا تستطيع انتظار إغلاقه حتى تعرف تكلفة ما وصل وتبدأ بيعه. وبين الفاتورة المبدئية ووصول البضاعة تتراكم مصروفات الشحن والتأمين والتخليص والبنوك، وكلها يجب أن تصل إلى تكلفة الصنف الصحيح.
يجمع نما الاعتماد وشحناته ومصروفاته وإجراءاته في دورة واحدة، ويتيح تكليف الوارد أولاً بأول ثم إغلاق الاعتماد عندما تكتمل الصورة.
الإمكانيات
ملف واحد للبنك والمورد والشحنات
يحمل الاعتماد بيانات البنك والبنك المراسل والمورد والعملة وشروط الشحن والتأمين والجمارك والحسابات المرتبطة به. وتسجل الفاتورة المبدئية الأصناف والكميات والأسعار والمواصفات وطريقة السداد والدفعات المتفق عليها، فتظل نقطة الرجوع واحدة منذ التعاقد.
يدعم النظام الاعتمادات القطعية والقابلة للإلغاء، والمعززة وغير المعززة، والمغطاة كلياً أو جزئياً وغير المغطاة، مع فتح الاعتماد بأي عملة واستقبال أكثر من شحنة ورفع قيمته أو خفضها عند التعديل.
كل مصروف يصل إلى الأصناف التي سببتْه
تُسجل مصروفات الاعتماد عند حدوثها، ثم توزع على الأصناف وفق القيمة أو الوزن أو الكمية أو توزيع يدوي. ويجمع سند التكليف مستندات التوريد والمصروفات الخاصة بالشحنة ليحسب تكلفتها، بدلاً من تحميل المصروف على الاعتماد مجملاً ثم محاولة تفسير هامش الربح لاحقاً.
وإذا رد المورد جزءاً من القيمة بسبب نقص أو مخالفة للمواصفات، يُسجل المصروف بقيمة سالبة فتقل التكلفة ويظهر حق المنشأة على المورد دون قيد تسوية منفصل يقطع الصلة بالاعتماد.
تكلفة لحظية ثم إغلاق منضبط
يمكن تكليف كل شحنة فور ورودها بحسب ما توفر من مستندات ومصروفات، حتى تسعّر المنشأة البضاعة وتبيعها قبل وصول آخر شحنة. وعند اكتمال الاعتماد يصدر التكليف النهائي ويُغلق، فلا تضاف إليه تكلفة بعد الإقفال دون مسار واضح.
إجراءات الاعتماد واستهلاك التسهيل
يسجل ملف الإجراءات وصول بوليصة التأمين أو الشحن، والتعزيز والتخليص الجمركي والإلغاء وغيرها من الخطوات، فتظهر حالة الاعتماد مع البنك والمورد والجهات المعنية. ويرتبط فتحه بسقف التسهيلات البنكية، ليظهر مقدار ما استهلكه الاعتماد من الحد المتاح ضمن إدارة الخزينة والبنوك.
ولا تقتصر الدورة على البضائع؛ فالاعتمادات الخاصة بالمعدات الرأسمالية لها مستندات فاتورة مبدئية ومصروفات وتكليف ضمن الأصول الثابتة، حتى تدخل الآلة أو المعدة بتكلفتها الكاملة إلى سجل الأصل.
راجع المستندات ومسارات التكلفة في دليل الاعتمادات المستندية.
