القبض والصرف — من الاستحقاق إلى التسوية

نظرة عامة

لا تكمن صعوبة القبض والصرف في تسجيل المبلغ، بل في معرفة ما الذي سدّده هذا المبلغ بالضبط. فدفعة العميل قد تخص عدة فواتير، والتحويل قد يصل بعملة غير عملة الدين، والشيك قد يبقى تحت التحصيل أياماً قبل أن يتحول إلى نقدية فعلية.

يربط نما حركة السداد بأصلها. يعرف المحاسب الفواتير التي أُغلقت، وما بقي من كل استحقاق، وحالة الورقة التجارية، والحسابات التي تأثرت؛ من السند نفسه ودون تسويات جانبية.

الإمكانيات

سداد واضح للفواتير المستحقة

يسدد سند القبض فواتير المبيعات، ويسدد سند الصرف فواتير المشتريات. ويمكن توزيع المبلغ بحسب أقدمية الدين أو اختياره على فواتير محددة، فتظل العلاقة بين الدفعة والاستحقاق قابلة للمراجعة بعد الترحيل.

ولا يقتصر الطرف على العميل والمورد؛ فالسند يتعامل مع الموظفين وسائر الذمم التي تدخل في دورة العمل. كما يمكن أن يبدأ من طلب قبض أو صرف يخضع للموافقة، أو يُنشأ استناداً إلى أمر بيع أو فاتورة أو سند راتب بحسب الدورة المعتمدة في المنشأة.

عملات مختلفة دون فصل الدين عن السداد

قد تصدر الفاتورة بعملة، ويختار الطرف السداد بعملة أخرى. يحتسب نما أثر سعر الصرف ثم يحدّث رصيد الذمة بعملة حسابها، مع بقاء قيمة السداد وعملته ظاهرتين على المستند.

أما الحسابات المقابلة، فيحددها نوع السند سلفاً؛ حساب الذمة والخزينة وغيرها. ويستطيع المستخدم المخول تعديلها أو إنشاء قيد مركب يمس عدة حسابات حين تتطلب العملية ذلك.

الشيكات والكمبيالات طوال دورة حياتها

لا يعامل النظام الورقة التجارية كأنها نقدية بمجرد استلامها أو إصدارها. يمكن ربط الشيكات والكمبيالات بالفواتير، وسدادها بحسب تاريخ الاستحقاق أو باختيار أوراق محددة، ومتابعة حالة كل ورقة ورصيد الطرف المستفيد منها. وتتكامل هذه الدورة مع إدارة الخزينة والبنوك حتى يظل أثر الورقة المالي متسقاً من الاستلام إلى التحصيل أو الرد.

مطابقة حساب الطرف لا الاكتفاء برصيده

قد يتفق رصيد العميل مع دفاترك ظاهرياً بينما تختلف المستندات التي كوّنته. يضع سند التسوية مع ذمة حركات المنشأة بجوار كشف العميل أو المورد خلال الفترة نفسها، فيظهر الفرق ومستنده بدلاً من معالجة الفارق بقيد لا يشرح سببه.

وتساعد أدوات تقييم الأطراف على متابعة السلوك الائتماني للعملاء والموردين، بينما تضبط جداول السداد مواعيد الأقساط المرتبطة بالفواتير. كما يستطيع النظام إرسال التنبيهات داخل التطبيق أو بالبريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو واتساب عند اقتراب الاستحقاق أو تجاوز حد الائتمان.

تفاصيل إعداد المستندات والتسويات موضحة في دليل القبض والصرف.