نظرة عامة
لا ينبغي أن يبدأ العمل المحاسبي بعد انتهاء التشغيل. ففاتورة البيع واستلام المخزون وصرف الخامة والراتب كلها أحداث مالية، وإذا احتاج المحاسب إلى إعادة إدخالها في دفتر آخر فقد خسر النظام أهم ما يقدمه.
في نما، تنشئ المستندات التشغيلية قيودها وفق توجيه محاسبي مضبوط، وتصل إلى الأستاذ العام بالأبعاد التي تخصها. ويستطيع المراجع الرجوع من الرصيد إلى القيد، ومن القيد إلى المستند الذي أنشأه.
الإمكانيات
دليل حسابات لكل شركة ورؤية واحدة للمجموعة
تتيح أنواع شجرة الحسابات بناء دليل يلائم النشاط التجاري أو الصناعي أو الخدمي، مع دليل مستقل لكل شركة عند الحاجة. ولا يعني تعدد الشركات تكرار حساب لكل فرع وإدارة؛ فالأبعاد التنظيمية تحمل التفصيل الذي يحتاجه التحليل، بينما يبقى الحساب نفسه واضحاً وقابلاً للتجميع.
تعمل خمسة أبعاد مترابطة هي الشركة والفرع والإدارة والقطاع والمجموعة التحليلية. ويمكن استخدامها مراكز تكلفة على القيود والمستندات، فتظهر ربحية فرع أو إدارة من الحركات نفسها لا من ملف توحيد يُعد بعد الإقفال.
قيد آلي يمكن تفسيره
تُرحّل المبيعات والمشتريات والمخزون والإنتاج والموارد البشرية وغيرها إلى الحسابات بحسب قواعد التوجيه. أما العمليات المالية المباشرة فلها قيود يومية وسندات قبض وصرف وإشعارات خصم وإضافة. وبذلك يظل لكل أثر مالي مستند يشرح سببه ومسؤولاً عنه.
كما يمكن توزيع قيمة على عدة حسابات يدوياً أو وفق قواعد ديناميكية؛ مثل توزيع تكلفة الإدارة العامة على الفروع وفق أساس تختاره المنشأة. وتتعامل فاتورة المتنوعات مع بنود مثل المصروفات النثرية والخدمات الداخلية من خلال دورة شراء مفهومة بدلاً من مطالبة كل مستخدم بإنشاء قيد يدوي.
الفترات والإقفال
تحدد رقابة الفترات المالية من يرحّل وفي أي تاريخ، وتمنع تسلل حركة إلى فترة أُقفلت. وتغطي دورة نهاية السنة الإقفال والترحيل الافتتاحي، بينما تسمح المستندات الدورية بإنشاء القيود أو المصروفات المتكررة وفق جدول معلوم.
وعندما يحتاج مستنداً مرحلاً إلى تصحيح، تضبط صلاحيات المراجعة وإلغاء المراجعة المسار بدلاً من ترك التعديل بلا أثر رقابي.
العملات والتسويات والقوائم المالية
يُعرّف سعر الصرف سنوياً أو شهرياً أو يومياً، ويمكن إدخاله على المستند بحسب السياسة المطبقة. ويتكامل الأستاذ مع القبض والصرف والخزينة والبنوك لتسوية الذمم والبنوك وتتبع الشيكات دون فصلها عن القيود.
ومن الحسابات والأبعاد نفسها تُستخرج قائمة المركز المالي والدخل والتدفقات النقدية وموازين المراجعة وكشوف الحساب. وللتحليل المرئي المتقدم، يبني ذكاء الأعمال لوحاته على البيانات نفسها.
تجد تفاصيل شجرة الحسابات والقيود والقوائم والإقفال في دليل المحاسبة.
