نظرة عامة
الموازنة التي لا تظهر إلا في تقرير نهاية الشهر لا تمنع تجاوزاً ولا تغيّر قراراً. قيمتها الحقيقية تبدأ عندما يفحصها النظام لحظة إصدار الطلب أو الفاتورة، ويخبر المسؤول أن الإنفاق المقترح تجاوز المعتمد قبل أن يُرحّل.
في نما، تتحول الموازنة من ملف للمقارنة إلى قاعدة تشغيل. توزع الخطة على الفترات والحسابات ومراكز التكلفة، وتقارن بالمنفذ والمرتبط به من التزامات، ثم تحدد المنشأة ما إذا كان التجاوز ممنوعاً أم يحتاج موافقة استثنائية.
الإمكانيات
سيناريوهات تناسب طريقة الإدارة
يمكن إعداد أكثر من سيناريو للسنة نفسها؛ خطة أساسية، وتقدير متحفظ، وتوقع نمو مثلاً. وتُبنى موازنة الحساب سنوياً أو شهرياً، على مستوى المنشأة كلها أو مركز تكلفة بعينه أو مجموعة مراكز. وبذلك لا يبقى رقم الرواتب أو المشتريات مجملاً حين تكون المسؤولية موزعة بين فروع وإدارات.
يعرض النظام المخطط والمنفذ والانحراف في السياق نفسه، فلا يحتاج المحاسب إلى تجميع أرقام من ملفات منفصلة حتى يفسر سبب الفارق.
رقابة تسبق الترحيل
تستطيع المنشأة وضع حد لا تتجاوزه الحركة. فإذا بلغت مشتريات فترة معينة موازنتها، يمنع النظام إصدار ما يتخطاها، أو يرسل المستند إلى دورة موافقة مخصصة لحالات التجاوز. وهكذا تبقى الاستثناءات ممكنة، لكنها معللة ومعتمدة وليست أمراً يُكتشف بعد الإقفال.
وتضيف الالتزامات المالية رؤية أسبق من المصروف الفعلي؛ فالمبلغ الذي التزمت به المنشأة يجب أن يظهر في قرار الإنفاق حتى لو لم تصل فاتورته بعد.
توقع المبيعات بالأصناف والعملاء
لا تقتصر الخطة على حسابات الأستاذ العام. يمكن بناء توقع مبيعات للصنف أو مجموعة أصناف، وتوزيعه بحسب العميل ومندوب المبيعات والفترة والأبعاد التحليلية مثل الإدارة والقطاع. ويحتسب النظام تكلفة الأصناف المدرجة ليظهر الربح المتوقع، وليس رقم المبيعات وحده.
وترتبط هذه الرؤية بخطة الشراء وبـتخطيط احتياجات المواد: فالتوقع الذي تعتمده الإدارة يمكن أن يتحول إلى احتياج شراء أو إنتاج، بدلاً من إعادة إدخاله في نظام آخر.
راجع طريقة تعريف السيناريوهات والفترات في دليل الموازنات المالية.
