نظرة عامة
الأصل ليس رقماً في سجل الإهلاك. إنه آلة تعمل في موقع، أو سيارة بعهدة موظف، أو مكون نُقل بين فرعين، وله فاتورة وضمان وصيانة وعمر متبقٍ. وإذا انفصلت الحركة الفعلية عن السجل المحاسبي، فلن يطابق الجرد الدفتر مهما كانت معادلة الإهلاك صحيحة.
يربط نما دورة الأصل المادية والمالية: من طلب الشراء والتوريد، إلى الإهلاك والنقل والعهدة والصيانة، ثم البيع أو الاستبعاد.
الإمكانيات
سجل يعرف الأصل كما هو على الأرض
يحمل ملف الأصل رقمه المسلسل ونوعه وموقعه وبيانات التأمين والضمان والعهدة، إلى جانب حساب الأصل والإهلاك ومجمع الإهلاك. وتظهر عليه تكلفة الاقتناء والقيمة الحالية والعمر الإنتاجي والمتبقي وآخر إهلاك، مع المرفقات مثل عقد الشراء وشهادة الضمان والصور.
ويمكن تقسيم الأصل إلى مكونات لها أعمار أو سياسات مختلفة، بدلاً من إهلاك آلة مركبة كأنها وحدة متجانسة. كما تتيح مستندات الافتتاح إدخال الأصول القائمة عند الانتقال إلى نما دون فقد تاريخ بدء الإهلاك أو القيمة التخريدية.
شراء الأصل وتكلفته الكاملة
تبدأ الدورة بطلب شراء وأمر شراء وسند شراء أصل، مع المورد والعملة والشحن والفوترة والعمر والقيمة التخريدية والموقع. أما المعدات المستوردة باعتماد مستندي، فتجمع دورة الاعتماد الفاتورة المبدئية والشحنات والمصروفات وتنقل التكلفة النهائية إلى الأصل الرأسمالي.
الإهلاك وفق سياسة المنشأة
يحسب النظام الإهلاك الدوري وفق إعداد الأصل، ويدعم الإهلاك المجمع لمجموعة أصول. ويمكن منع إهلاك أصل في فترة محددة عند وجود سبب تشغيلي، مع بقاء القرار موثقاً. وتصل قيود الإهلاك إلى الأستاذ العام بالأبعاد التي تخص موقع الأصل وإدارته.
النقل والعهد والجرد
ينقل مستند الحركة الأصل بين المواقع أو الفروع والإدارات، ويحدث مركز تكلفته وحسابه حين تتطلب السياسة ذلك. كما يسجل تسليمه إلى موظف أو استرداده أو نقله إلى موظف آخر، فتظهر سلسلة الحيازة كاملة على ملف الأصل.
ويحوّل جرد الأصول المطابقة الميدانية إلى عملية مسجلة؛ يعرف الفريق ما يفترض وجوده في الموقع، ويسجل ما وجده فعلاً، ثم يعالج الفروق وفق صلاحيات واضحة. وتدعم الحركة أيضاً النقل بين الشركات عندما تتطلب المجموعة ذلك.
الصيانة والاستبعاد
تُبنى خطة صيانة للأصل وتُسجل أعمالها وتكاليفها، مع تنبيهات عبر قنوات الإشعار المعتمدة في النظام. وعند نهاية الاستخدام، يغطي النظام البيع أو الاستبعاد الكلي والجزئي والاستبعاد المجمع، ويحسب الأثر على تكلفة الأصل ومجمع إهلاكه والربح أو الخسارة.
تجد تفاصيل الاقتناء والإهلاك والعهد والجرد والاستبعاد في دليل الأصول الثابتة.
