ما تطلبه المرحلة الثانية، وأين تُرفَض الفواتير

الجزء الذي لا يحذّرك منه أحد

أكثر ما يُكتَب عن المرحلة الثانية يدور حول الموعد النهائي، والموعد هو الجزء السهل: تُبلَّغ بموجتك، وأمامك شهور. أما ما يفاجئ الإدارات المالية فهو ما يحدث في أول أحد بعده، حين تعود فاتورة كبيرة لعميل اعتباري مرفوضةً لأن سجله التجاري أُدخِل وفيه شَرطة.

في مرحلة الربط والتكامل، الفاتورة التي لم تقبلها الهيئة ليست فاتورة صحيحة. لا يمكن إرسالها للعميل، فلا يمكن التحصيل بموجبها، فيتوقف الإيراد خلفها. وهكذا يخرج الامتثال من باب الإجراءات ليدخل في دورة النقد نفسها.

هذه الصفحة عمّا يجب على المنشأة السعودية الوفاء به، مكتوبةً لمن يعتمد القرار لا لمن سيضبط الإعدادات. والإجراء الفني الكامل منشور في التوثيق لدينا.

الاعتماد والإبلاغ التزامان مختلفان

تتعامل منصة فاتورة مع البيع لمنشأة والبيع لمستهلك بوصفهما مسألتين مختلفتين، ويكاد كل سوء فهم للمرحلة الثانية يعود إلى الخلط بينهما.

	الفاتورة الضريبية (بين المنشآت)	الفاتورة المبسّطة (للأفراد)
المسار	الاعتماد	الإبلاغ
متى تصحّ	حين تعيدها الهيئة مختومة	لحظة إصدارها
قبل أن يراها المشتري	يجب اعتمادها أولاً	تُسلَّم عند نقطة البيع
المهلة	قبل المشاركة	الإبلاغ خلال 24 ساعة

التاجر الذي لديه ذراع جملة يصدر النوعين معاً، وعلى كل فاتورة أن تسلك مسارها الصحيح. وينبغي أن يقرر ذلك المسارَ نوعُ المستند لا موظفٌ يتذكر أيّ طابور تنتمي إليه الفاتورة — فأكثر أسباب تجاوز مهلة الأربع والعشرين ساعة شيوعاً فاتورةٌ مبسّطة أوقفها أحدهم في كومة الاعتماد.

الشهادة التي لا يمكن تجاوزها

لا يجوز لأي نظام أن يرسل شيئاً قبل أن يتأهل لدى الهيئة، والتأهيل مصافحة من ثلاث خطوات لا استمارة تُملأ. يبني نظامك طلب توقيع شهادة من بياناتك الضريبية؛ ثم يرسل الطلب مصحوباً بكلمة مرور لمرة واحدة تُولَّد من بوابة فاتورة، ويرسل فواتير عيّنة ليثبت قدرته على إنتاج مستندات متوافقة؛ وعندئذ فقط تصدر الهيئة شهادة الإنتاج التي يقوم عليها الإرسال الفعلي.

ويترتب على ذلك أمران عمليان. الأول أن كلمة المرور تنتهي صلاحيتها، فمن يملك دخول بوابة فاتورة ومن ينفّذ التأهيل ينبغي أن يكونا في غرفة واحدة أو على مكالمة واحدة. والثاني أن عيّنات المطابقة مرتبطة بأنواع الفواتير التي فعّلتها — فتفعيل الفواتير الضريبية يستدعي التحقق من عيّنات الفاتورة وإشعاري الدائن والمدين — ومن ثَمّ فتفعيل أنواع لا تصدرها فعلاً يجعل التأهيل أصعب لا أكثر أماناً.

ما تحتاجه قبل أن تبدأ

يتعثر التأهيل بسبب نقص البيانات المرجعية أضعاف ما يتعثر بسبب أمر تقني. فقبل الموعد، جهّز رقم التسجيل الضريبي المكوّن من خمس عشرة خانة، والسجل التجاري، والعنوان الوطني كاملاً — الدولة والمدينة والمنطقة والحي والشارع ورقم المبنى والرمز البريدي، كلها — والرقم التسلسلي لوحدة الإصدار. والعنوان الوطني ليس شكلياً: رقم مبنى ناقص يوقف اجتياز الإعداد للتحقق.

أين تُرفَض الفواتير فعلاً

أربعة أسباب تستغرق معظم الحالات، وأربعتها مشكلات بيانات لا مشكلات ربط.

تعذُّر تحديد هوية المشتري. يجب أن تحمل الفاتورة الضريبية إما الرقم الضريبي للمشتري وإما إحدى صيغ الهوية المعتمدة لدى الهيئة — السجل التجاري، أو الرقم الوطني الموحّد، أو الهوية الوطنية للمواطن، أو الإقامة للمقيم، أو جواز السفر للزائر. وأياً كان ما تستخدمه فقيمته حروف وأرقام فقط: شَرطة أو مسافة في السجل التجاري تعني الرفض.

سطر صفري أو معفى بلا سبب مذكور. كل سطر مصنَّف بفئته الضريبية، وما خرج عن النسبة الأساسية يحتاج رمز سبب VATEX المقابل لدى الهيئة — فللصادرات والأدوية والتعليم والصحة الخاصَّين للمواطنين والنقل الدولي وغيرها رموزها. اضبطها مرة واحدة على أكواد الضريبة لديك ولن يبلغ السؤال الفاتورةَ بعد ذلك.

النسبة الأساسية ليست 15% بالضبط. السطر المصنَّف بالنسبة الأساسية بأي نسبة أخرى لن يُعتمَد.

المجموعة الضريبية غير معلَنة. وتفصيلها في الأسئلة أدناه، ويستحق التحقق مبكراً.

أن تُثبِت ما أرسلته بعد شهور

سؤال المراجع نادراً ما يكون «هل هذه متوافقة» — بل «أهذه هي الفاتورة التي أرسلتها». فبعد الاعتماد يكون المستند الصحيح قانوناً هو النسخة المعتمدة التي أعادتها الهيئة حاملةً رمز الاستجابة الرسمي، والنظام الذي يحتفظ بنسخته هو فقط لا يستطيع الإجابة.

يحتفظ نما ERP بملف XML نفسه الذي استلمته الهيئة، ويستطيع كذلك إعادة توليد الملف من المستند بحالته اليوم. وتصدير الاثنين ومقارنتهما يجيب مباشرةً: إن اختلفا فقد عُدِّل المستند بعد إرساله. قدرة صغيرة توفّر بعد ظهيرة طويلة.

أين يقع نما ERP من ذلك

نماسوفت مُدرَجة في قائمة مزوّدي الحلول لدى الهيئة ضمن مزوّدي حلول المرحلة الثانية المؤهَّلين — وهو ما يستحق أن تتحقق منه بنفسك، وأن تتحقق منه في أي مورّد تقارننا به. واقرأ كذلك ما تقوله الهيئة إلى جوار تلك القائمة: فهي قائمة استرشادية لا اعتماد لمنتج أحد، ولهذا لا يحمل أحد في هذا السوق «شهادة اعتماد من الهيئة»، وعرضُ شهادةٍ كهذه يستحق وقفة.

وإلى جانب الإدراج، يُصدِر نما ويوقّع ويرسل من داخل الدفاتر. فالفاتورة التي يصدرها فريقك هي الفاتورة التي تُعتمَد — لا ملف تصدير، ولا ترخيص وسيط، ولا قاعدة بيانات امتثال تجاور الحسابات وتنحرف عنها بهدوء. ويجري التأهيل من داخل النظام، وبيئتا التجربة والمحاكاة مدعومتان فيُتمرَّن على الإطلاق قبل أن يصير فعلياً.

وصفحة الوحدة تغطي التفاصيل التشغيلية.