إدارة المشاريع — ساعاتٌ تُفوتَر، لا تقديرات

نظرة عامة

المكتب الهندسي لا يبيع شيئاً يوضع على رفّ. الذي يبيعه هو ظهيرة الثلاثاء: أربع ساعات لمهندس إنشائي فوق مخطط أساسات، ويوم رسّامٍ يراجع مسقطاً أفقياً، وساعة شريكٍ في اجتماع مع العميل. فالمخزون بشر، والتكلفة رواتب، والسؤالان اللذان يقضّان مضجع المكتب هما: من عمل على ماذا، ومتى نستطيع أن نفوتر ذلك.

وأكثر المكاتب تجيب عنهما من جدول إلكتروني يحدّثه أحدهم في المساء. ولنما وحدةٌ لهذا الشكل من الأعمال تحديداً — المكاتب المعمارية والهندسية وبيوت الخبرة ومكاتب المراجعة والمحاماة واستوديوهات التصميم — وتصميمها كلّه يتتبّع المشروع الواحد من العرض الذي فاز به نزولاً إلى الساعات المبذولة فيه، وصعوداً منها إلى فاتورة تُعرَض على العميل.

شبكة المراحل والتخصصات

يصف المكتب نفسه مرة واحدة. فالمهن التي يوظّفها تخصصات — معماري وإنشائي وكهربائي وميكانيكي. والأطوار التي يسلّم ويفوتر بها مراحل — التصور المبدئي، والتصميم التخطيطي، والتصميم التفصيلي، ووثائق المناقصة. وهذان المحوران يتضاربان، وهذا الضرب هو قلب الوحدة: أربع مراحل في ثلاثة تخصصات تعني اثنتي عشرة حزمة عمل، لكلٍّ منها ساعاتها المقدَّرة وتكلفتها المقدَّرة.

والمكتب الذي يتكرر عليه شكل مشروع بعينه يخزّن هذه الشبكة مرة واحدة كمجموعة قابلة لإعادة الاستعمال، فيرث المشروع الجديد الشبكة كاملة بإجراء واحد بدل أن تُكتب خانةً خانة. وعلى هذا الهيكل يتعلّق سائر الوحدة.

من عرض السعر إلى الفاتورة

الطريق الذي يسلكه المشروع قصير، وكل خطوة فيه مستند حقيقي.

عرض سعر المشروع يسعّر العمل: البنود المسعَّرة، والمهام التي يتوقع المكتب أداءها بالساعات والمعدلات خلفها، والمصاريف المتوقعة، وجدول السداد. وهو لا يُرحّل شيئاً إلى الحسابات — إنه عرض تجاري. فإذا قبِله العميل حوّله إجراءٌ واحد إلى مشروع قائم بقائمة مهامه معبّأة سلفاً.

المهام تتعلق بالمشروع، لكل مهمة نوعها ومرحلتها وتخصصها وشبكة منفّذين — سطر لكل موظف يحمل ساعاته المخططة ومعدل ساعته وتكلفته المخططة. وفي هذه الشبكة يقيم تقدير العمالة للمشروع فعلاً.

ويسجّل الموظفون أوقاتهم على تلك المهام في مستند يومي بزرَّي بدء وإيقاف، بسطر لكل فترة عمل. ثم يحرّر المدير مستند اعتماد، ويضغط زراً يجمع كل الوقت المنتظر على المشاريع التي يملكها، فيقبل كل سطر أو يقلّمه ثم يعتمد. عند تلك اللحظة تتحول الساعات المسجَّلة إلى ساعات فعلية، وتُعاد تكلفة المهمة، وتتحدث إجماليات المشروع.

أما المصاريف النثرية فتسلك طريقها الخاص: يطالب الموظف بالتاكسي والطباعة على مهمة بعينها مصنَّفةً ببند مصروف، ثم يجمع المحاسب تلك المطالبات في مستند يُرحّل التكلفة ويختم المطالبات فلا تُجمَع مرتين.

وفاتورة المشروع هي حيث يؤتي التصميم ثمرته. فبدل أن تسأل أحداً أن يتذكّر ما فُوتِر، تحمل أزرار جمعٍ تكنس أسطر الوقت غير المفوترة وأسطر المصاريف غير المفوترة إلى بنود الفاتورة مباشرة. فلا شيء يُعاد كتابته، ولا شيء يُفوتَر مرتين.

الساعة تُسعَّر مرتين، عن قصد

هذا هو الجزء الذي يستحق الفهم قبل أن يلتزم المكتب، لأن منه تأتي مكالمات «التكلفة تبدو خاطئة».

التكلفة تأتي من الرواتب. فسطر ورقة الوقت يُقوَّم براتب الموظف الثابت الشهري مقسوماً على ساعات الشهر المعيارية في المكتب، فراتب 10٬000 على شهر من 200 ساعة يجعل الساعة بـ 50. وهذا هو الرقم الذي يصل إلى الحسابات العامة.

الإيراد يأتي من معدل المهمة. فمعدل الساعة المكتوب أمام الموظف في شبكة المنفّذين — سعر بيع الساعة، أو معدل قسمٍ مخلوط، أو أياً كان ما يبيع به المكتب — هو ما تفوتره الفاتورة، مضروباً في معامل هامش يُضبط مرة واحدة في إعدادات الوحدة.

والرقمان يسلكان طريقين مختلفين تماماً، ويُتوقَّع أن يختلفا. أحدهما ما يكلّفك الشخص، والآخر ما تبيعه به. والفرق بينهما هو الهامش، وهو ظاهر لأن أحدهما لم يُشتقّ من الآخر قط.

ما لا تفعله هذه الوحدة

ثلاثة حدود تستحق القول صراحةً، لأن كلاً منها توقُّع معقول وليس منها شيء موجود.

لا شيء يفرض موازنة. فعرض السعر يسعّر العمل، والمشروع يحمل قيمة تعاقدية وتكلفة مقدَّرة وساعات مقدَّرة لكل حزمة عمل — لكن لا مستند يمنع التجاوز، ولا تحقُّق يقارن المقدَّر بالفعلي. والتقديرات هنا للعلم لا للضبط.

الجدولة تسجيل لا تخطيط. فمراحل المشروع تسجّل المدة المستهدفة أمام المدة المتوقعة وتعدّ أيام التأخير، وتُمنح التمديدات على قائمة أسباب. وليس ثمّة مسار حرج، ولا ارتباط بين المهام، ولا موازنة موارد، ولا مخطط جانت. والمكتب الذي يحتاج إدارة جداول حقيقية يديرها خارج نما ويسجّل نتيجتها هنا.

التقارير تقريران عن أوراق الوقت. «أوراق وقت الموظف» وشقيقه التفصيلي، ولا شيء غيرهما — لا تقرير ربحية جاهز ولا لوحة مؤشرات. والأرقام كلها في قاعدة البيانات، فالجواب تقرير يُبنى بمصمّم التقارير أو سؤال يُطرح على المساعد الذكي، لا بندٌ تجده في القائمة.

والمقاولات مسألة أخرى لها وحدة أخرى: إن دار الحديث عن جدول كميات أو مقاول باطن أو مستخلص، فالجواب المقاولات لا هذه الوحدة.

وشاشة المشروع والشبكة وسلسلة أوراق الوقت وأزرار الجمع في الفاتورة موثَّقة شاشةً بشاشة في دليل إدارة المشاريع، ومنه من أين تأتي تكلفة المشروع وإيراده.